Aanmaning: wat het is en waarom het telt

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is een schriftelijke herinnering aan een openstaande factuur die nog niet is betaald. Het is een belangrijk onderdeel van het debiteurenbeheer en kan helpen om betalingen sneller te ontvangen. In dit artikel leggen we uit wat een aanmaning precies is, waarom het belangrijk is en hoe je het effectief kunt inzetten.

Een aanmaning wordt vaak verstuurd wanneer een klant de betalingstermijn van een factuur heeft overschreden. Dit kan variëren van enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt tussen de schuldeiser en de debiteur. In de aanmaning wordt de debiteur op de hoogte gesteld van de openstaande factuur en wordt er een nieuwe betalingstermijn afgesproken. Het doel van een aanmaning is om de debiteur te bewegen tot het betalen van de openstaande factuur, zonder dat er juridische stappen hoeven te worden ondernomen.

Waarom is een aanmaning belangrijk?

Een aanmaning is om verschillende redenen belangrijk. Ten eerste helpt het om de cashflow van een bedrijf op peil te houden. Wanneer facturen op tijd worden betaald, kan een bedrijf blijven investeren in groei en ontwikkeling. Daarnaast kan het versturen van een aanmaning ook helpen om de relatie met de klant te behouden. Door de klant op een vriendelijke en professionele manier te herinneren aan de openstaande factuur, kan escalatie worden voorkomen.

Het versturen van een aanmaning kan ook juridische gevolgen hebben. Wanneer een debiteur na het ontvangen van een aanmaning nog steeds niet betaalt, kan de schuldeiser juridische stappen ondernemen om de betaling alsnog te ontvangen. Het versturen van een aanmaning is in dit geval een belangrijke stap in het juridische proces, omdat het aantoont dat de schuldeiser de debiteur voldoende gelegenheid heeft gegeven om de factuur te betalen.

Hoe verstuur je een effectieve aanmaning?

Een effectieve aanmaning voldoet aan een aantal voorwaarden. Ten eerste moet de aanmaning duidelijk en overzichtelijk zijn. Vermeld in de aanmaning het factuurnummer, de factuurdatum, het openstaande bedrag en de nieuwe betalingstermijn. Daarnaast is het belangrijk om de toon van de aanmaning vriendelijk en professioneel te houden. Geef de debiteur het gevoel dat je begrip hebt voor de situatie, maar benadruk wel dat de betaling zo snel mogelijk moet worden voldaan.

Het kan ook helpen om in de aanmaning aan te geven wat de gevolgen zijn als de debiteur niet binnen de gestelde termijn betaalt. Vermeld bijvoorbeeld dat er incassokosten in rekening worden gebracht of dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau. Dit kan de debiteur motiveren om de factuur alsnog te betalen.